Manter uma boa comunicação interna entre os times da matriz e filiais da sua empresa é fundamental para o sucesso de vendas e a qualidade de atendimento aos clientes. E para que esse diálogo ocorra de uma maneira direta e eficiente, uma das soluções mais indicadas é instalar um ramal externo. Dentre as opções disponíveis no mercado, a solução mais avançada hoje nesse serviço é a do ramal externo VoIP, disponibilizado por meio de uma central telefônica inteligente.

Ao optar por central telefônica inteligente, não significa que necessariamente será preciso abandonar a estrutura já existente em sua empresa. Dependendo da demanda, é possível adaptar a telefonia para uma opção híbrida, em que pode ser usada sua rede interna integrada a serviços em nuvem, por exemplo. A escolha vai depender de um estudo prévio de viabilidade, buscando qual a melhor solução para o seu negócio desde o curto ao longo prazo, incluindo todas as funcionalidades a serem disponibilizadas, inclusive o ramal externo.

Se você está buscando melhorar a comunicação entre as unidades da sua empresa por meio de uma ramal externo VoIP, saiba tudo o que é preciso entender para contar com este diferencial para a telefonia corporativa. No artigo, apresentamos as vantagens e cuidados antes de implementar o ramal externo VoIP. Confira!

Vantagens de utilizar um ramal externo matriz-filial

A utilização de ramal externo entre matriz e filiais traz uma série de vantagens,  como:

  • Maior integração entre as unidades de negócios;
  • Descentralização da comunicação e melhor compartilhamento de informação entre os times de atendimento;
  • Otimização de fluxos de ligações entre filiais com melhorias no atendimento ao cliente;
  • Redução de custos com operações de telefonia (ligações a custo zero).

Vamos falar um pouco mais sobre estes benefícios:

Maior integração entre as unidades de negócios e times de atendimento

Conectar matriz e filiais é fundamental para que as estratégias de negócio possam ser cumpridas com sucesso. Ao mesmo tempo que a filial necessita de diretrizes fornecidas pela sede principal, esta, por sua vez, também precisa monitorar o desempenho das suas unidades e auxiliar no seu desenvolvimento. 

Este comando deve ser bastante eficiente, especialmente quando a empresa possui inúmeras unidades de negócio – e consequentemente, equipes de atendimento –  espalhadas por diferentes regiões e, muitas vezes, até em outros países.

Porém, por maior que seja o porte da empresa, o uso de boas soluções tecnológicas como uma central telefônica inteligente com a possibilidade de ramal externo, ajuda a garantir um fluxo contínuo de comunicação e de trocas entre colaboradores de todas as unidades do negócio. Algo fundamental para manter a integração e alinhamento das atividades a serem executadas e, assim, atingir bons resultados.

Redução de custos em telefonia e otimização do fluxo de atendimentos

Além de proporcionar uma boa conexão entre a matriz e as filiais, o ramal externo possibilitado por uma central telefônica inteligente é mais econômico que os convencionais porque pode ser replicado para as outras unidades sem que isso exija custos adicionais de telefonia. 

As filiais poderão receber e realizar ligações através da operadora contratada para a matriz, diminuindo o investimento e centralizando assim, custos com operadora e aumentando a capacidade de controle e gerenciamento. E por utilizar a rede para realização de chamadas, a central telefônica inteligente possibilita conectar um ramal externo VoIP em qualquer lugar do mundo, inclusive em celulares e computadores, ampliando a mobilidade de atendimento. 

Isso é totalmente diferente do que o ocorre na telefonia tradicional, em que há diferentes planos e preços nos locais da filial: não é necessário pagar pela quantidade de linhas e as chamadas internas são totalmente gratuitas. Assim, o custo total mensal é muito menor, principalmente para empresas que precisam de ramais em muitos estados e linhas internacionais. 

Além disso, como as configurações são armazenadas em nuvem, a transferência de dados e novas instalações ou adaptações também se tornam muito mais fáceis, fazendo com que o “modelo” de atendimento da central inteligente – como os fluxos de chamadas – possa ser replicado por todas as unidades. Isso sem falar em manutenção e suporte, que também são muito mais inteligentes e permitem correções de possíveis problemas de forma eficiente e ágil.

Outra vantagem da telefonia inteligente é a elasticidade: a possibilidade de ampliar os ramais da matriz para as filiais com facilidade. Ou mesmo adaptar o modelo da matriz sem que essa reconfiguração implique em novos custos. A conexão pode ser estabelecida conforme a demanda da empresa e adaptada sob medida, desenvolvendo e atualizando a solução em telefonia de acordo com a sua organização interna.

Cuidados ao implementar o ramal VoIP

Para implementar um ramal externo IP entre a matriz e a filial  deve-se ter cuidados básicos e fazer análises prévias sobre a estrutura da empresa, realizando um projeto específico de todo o sistema e investimentos necessários. Será necessário, por exemplo, contar com uma boa infraestrutura de rede, já que a estabilidade e qualidade da conexão dependerão da banda larga. 

Questões de segurança e autenticação também devem ser levadas em conta, especialmente porque estamos falando de compartilhamento pela rede de informações importantes para os negócios. É preciso evitar vazamentos e ataques indesejados que podem colocar toda a empresa em risco. Saiba mais.

Estrutura de rede

A preocupação com a qualidade da banda larga oferecida nas localidades do seu negócio e a estrutura de rede atual da sua empresa devem ser então o ponto de partida para instalar um ramal externo VoIP na sua empresa. 

Será preciso avaliar como está a situação de cabeamentos de rede na matriz e equipamentos como switches e roteadores, e verificar se há condições (largura de banda e latência) suficientes para suportar um maior tráfego pelo maior número de ramais.

Veja mais informações sobre estes cuidados aqui. 

Dito isso, existem algumas recomendações simples para seu time de infraestrutura. O link de internet das filiais devem seguir as recomendações da ITU-I para comunicação VoIP:

  • Latência máxima de 150 ms.;
  • Jitter máximo de 30 ms.;
  • Perda de 1% do total de pacotes trafegados;
  • O link de internet das filiais deverão ter banda suficiente para comportar 70 kbps por ramal.

Segurança de dados

Se estamos falando de ligações via internet, precisamos falar sobre segurança de dados. Para evitar ataques cibernéticos e proteger as informações da empresa, todos os dados devem ser criptografadas, inclusive as filiais. 

Portanto, a segurança deve estar em foco desde o processo de autenticação de ramais, através da garantia de que a conexão estabelecida seja segura e os dados necessários estejam sendo salvos. Essa questão é essencial para evitar problemas de invasão ou perda de dados ou configurações da sua central telefônica. 

Veja neste artigo os principais erros na hora de migrar para uma central VoIP ou virtual.

Central telefônica inteligente

Nestes aspectos, a central telefônica inteligente está à frente das centrais cloud, aquelas que operam seus sistemas apenas em nuvem. Isso porque, possibilita maior segurança ao operar com um software seguro e estável, além de poder usar completamente o servidor interno da empresa. 

Assim, é possível criar um rede privada de comunicação, com criptografia implementada para comunicação entre matriz e filiais de ponta a ponta, e ainda ter um controle de rotas de saída com permissionamento especial. 

Saiba mais sobre o funcionamento e as funcionalidades de uma central telefônica inteligente.