Toda empresa busca se diferenciar frente à concorrência. Afinal, prestar um serviço de excelência é uma das maneiras mais eficazes de garantir a satisfação do consumidor e manter as vendas aquecidas. Quem vende por telefone sabe da importância do retorno ao cliente para não perder o timing do negócio nem comprometer a experiência do usuário.

No entanto, sabemos também o quanto é desafiador prestar um atendimento telefônico de excelência sem o auxílio de uma plataforma de telefonia inteligente. Além disso, somente com este tipo de sistema você evita que ligações passem despercebidas. Assim, dá para colocar um ponto final na falta de retorno de chamadas, garantindo que nenhum cliente fique sem resposta.

Quer entender melhor essa relação? Então continue a leitura e veja por que vale a pena investir em um atendimento de primeira com retorno ao cliente!

Por que priorizar o retorno ao cliente?

Quando uma empresa é acionada por telefone, significa que quem está do outro da linha espera receber uma resposta imediata e efetiva para uma questão específica, geralmente relacionada ao produto ou serviço que aquele segmento oferece. Pode ser que a pessoa já esteja decidida a adquirir o produto ou apenas queira tirar alguma dúvida a respeito.

Pode ser também que a pessoa já tenha fechado negócio com aquela empresa e quer relatar eventuais problemas com a compra. Qualquer que seja o caso, uma coisa é certa: não dá para ignorar esses chamados ou simplesmente se esquecer de retornar uma ligação que não pôde ser atendida na hora.

Além de demonstrar descaso e nenhuma empatia, a falta de retorno ao cliente pode significar a perda de uma venda (ou confirmação de um serviço) que seria facilmente convertida. Basta se colocar no lugar do consumidor para entender melhor essa relação. Vai dizer que você nunca passou pela situação de não ser atendido e acabar ligando para o concorrente?

É claro que não dá para saber qual o motivo de cada chamada em espera, mas o vendedor pode ter certeza que, se demorar a fazer o retorno, o cliente já estará procurando outra forma de resolver seu problema. Aí, quando finalmente você se lembrar de retornar a ligação, talvez seja tarde demais.

Como uma central telefônica inteligente pode ajudar?

Ao implementar um sistema de telefonia inteligente a empresa não só garante que toda ligação será devidamente tratada mas, também, consegue diminuir o tempo de retorno ao cliente para que ele se sinta ainda mais satisfeito com o atendimento recebido.

Confira a seguir o que uma central telefônica automatizada pode fazer pelo seu negócio.

Otimiza o fluxo de trabalho dos atendentes

Não é de hoje que a inteligência de dados vem revolucionando o atendimento telefônico em empresas de diversos portes e segmentos. Além de otimizar o fluxo de trabalho dos colaboradores, esse tipo de solução favorece o relacionamento com o cliente, de modo que ele se sinta amparado sempre que precisar fazer contato com o empreendimento.

O sistema armazena e gerencia dados importantes como o de chamadas não atendidas, tempo de espera na linha, tempo de retorno, duração da chamada, para que a gestão do atendimento possa guiar com mais segurança e assertividade o retorno dos contatos e todo o serviço.

No caso das chamadas não atendidas, a plataforma pode, inclusive, enviar lembretes ao e-mail de quem está responsável por aquela demanda. Dessa forma, o cliente nunca ficará sem o devido retorno.

Reduz as filas de atendimento na linha

As filas de atendimento são hoje um dos maiores entraves na comunicação telefônica com empresas, fazendo com que o cliente desista do contato no meio do caminho. 

Com uma plataforma de telefonia inteligente, é possível reduzir de forma significativa o tempo de espera, direcionando a ligação para o departamento que fará a tratativa adequada por meio da personalização dos fluxos e da URA. Isso ajuda a eliminar a espera e encaminhar a ligação para setores que podem solucionar a questão sem perder aquela chamada. 

No segmento da saúde, por exemplo, as plataformas telefônicas inteligentes já são bastante utilizadas. Assim que o cliente liga para solicitar um serviço, a central permite direcioná-lo para diversos departamentos conforme sua demanda: agendamento de consultas, entrega de exames, liberações no plano de saúde, entre outras necessidades.

Proporciona a melhor experiência ao cliente

Ninguém gosta de ser mal atendido. Do mesmo modo, ficar sem retorno decepciona o cliente e faz com que ele se sinta alguém de menor importância. Implementando uma central de telefonia inteligente, esses problemas são resolvidos de imediato. 

Primeiro porque o sistema sinaliza por mensagem cada chamada perdida, impedindo que os colaboradores se esqueçam de dar o retorno. Segundo, porque a plataforma disponibiliza um banco de dados completo para cada atendente, reunindo tudo o que eles precisam saber para conduzir as ligações e corresponder às expectativas de quem está do outro lado da linha. 

Isso favorece a proximidade com o cliente, deixando-o mais seguro e confiante ao longo do contato, o que é ainda mais crucial quando se trata de vender pelo telefone.

Portanto, além de não falhar no retorno ao cliente, é importantíssimo que você esteja de prontidão também para oferecer o suporte adequado, direcionando as tratativas e oferecendo respostas imediatas aos questionamentos do consumidor. 

Dessa forma, sempre que precisar de suporte, ele saberá com quem contar. Assim, não será difícil transformar um cliente satisfeito em um cliente fidelizado!

Gostou do assunto? Então aproveite e veja este guia completo de suporte ao cliente pelo telefone!