Transformar a voz analógica em dados digitais para o envio pela rede de Internet é o que faz a telefonia VoIP, ou voz sobre IP. A tecnologia tem proporcionado grandes mudanças no formato da comunicação interpessoal e, principalmente, entre empresas e seus clientes.

Quando o assunto são negócios, e em um mundo cada vez mais digital, é preciso ir além e elevar tanto os produtos quanto o atendimento para um patamar moderno e inteligente. 

Empresas que investem em tecnologias na área de comunicação têm um feedback mais satisfatório dos clientes, isso é fato. 

É por isso que muitas estão abandonando serviços mais convencionais, com funcionalidades mais básicas, para migrar para formatos mais atualizados, como é o caso da telefonia VoIP.

Complexidade no atendimento de chamadas é uma questão que se tornou até comum no dia a dia de uma empresa. O problema maior é quando essas falhas persistem e acabam por comprometer o trabalho da equipe. 

Ligações que caem, problemas na transferência de ramais, chamadas não atendidas e sem retorno, são alguns exemplos de transtornos que podem afetar a rotina corporativa, além de fazer seu negócio perder vendas. 

Por outro lado, tecnologias, como a da telefonia VoIP, já oferecem recursos avançados para ajudar a estabilizar e melhorar essa conexão entre empresa e cliente.

Mas antes de falar sobre a migração do formato de ligações analógicas para o VoIP, é preciso entender alguns conceitos da operação, assim como conhecer os equipamentos necessários para o uso desta tecnologia e suas funcionalidades.

É disso que tratamos neste material. Continue a leitura e invista na qualidade do seu atendimento!

O que você verá no conteúdo:

  • O que é VoIP?
  • Por que usar VOIP: quais as vantagens para as empresas?
  • Como se usa o VoIP?
  • Como migrar para telefonia VoIP sem dor de cabeça?
  • Plataforma inteligente e descentralizada: a evolução da telefonia

O que é VoIP?

A tecnologia denominada VoIP (Voice over Internet Protocol ou voz pela internet) é aquela que tem como objetivo transformar a voz, que até então era analógica, em informação digital. 

Assim, ela faz o roteamento da conversação humana usando a internet, ao transformar a voz em pacotes de dados para serem transportados pela rede online.

Qual a diferença entre VoIP e telefonia IP? E para o Skype?

Ao contrário do que muitos pensam, VoIP e telefonia IP não são exatamente a mesma coisa. Enquanto o VoIP transforma a voz em pacote de dados, a telefonia IP nada mais é do que a estrutura – softwares e hardwares – que dá suporte e possibilita todo esse processo. 

Ou seja, é tudo o que viabiliza a transformação do analógico para o digital.

É por isso que os conceitos acabam por se confundir. Mas, depois de saber esta diferenciação, podemos dizer que a telefonia VoIP é uma forma de entender a telefonia IP.

O Skype, por sua vez, é um software que foi viabilizado pela tecnologia VoIP. O programa permite fazer ligações via internet, porém seus recursos são limitados, o que o torna mais recomendado para situações informais e não para relações de trabalho.

E sobre a telefonia em nuvem, o que preciso saber?

A telefonia em nuvem é um serviço para realização de chamadas VoIP que se estrutura pela internet. 

Isso significa que, além de todas as chamadas, as demais funcionalidades de uma central telefônica (PABX) também podem estar abrigadas em servidores virtuais. Assim, você dispensa por completo a necessidade de uma estrutura física.

A telefonia em nuvem é totalmente diferente do PABX tradicional, que é analógico e demanda estrutura para realização e distribuição de chamadas convencionais. 

É diferente também do PABX IP que, apesar de fazer ligações em VoIP, trabalha suas funções de central dentro do próprio hardware, demandando aparelhos, cabos de rede e conectores específicos para o funcionamento pela internet.

Quer saber mais sobre telefonia em nuvem para empresas? Leia este post e entenda tudo sobre o assunto!

Por que usar VoIP: quais as vantagens para as empresas?

Por ser uma modalidade de comunicação rápida e com fluxos personalizados, o VoIP acelera a produtividade das equipes e otimiza o processo de gestão. 

Os recursos de visibilidade dos fluxos, alertas de tentativas de contato, identificador e gravação de chamadas, transferência automática de ligações, entre outros, influenciam diretamente na qualidade do atendimento, garantindo o nível de satisfação do usuário.

Pontuamos as vantagens do VoIP em duas frentes: gestão das equipes e experiência do usuário.

Gestão das equipes

 Experiência do usuário

Como se usa o VoIP?

Embora existam algumas coisas que você pode fazer para obter uma transição perfeita para a telefonia VoIP, é um fato que a mudança pode ser problemática para algumas empresas devido ao grande número de possibilidades que esta migração para o digital permite.

Para começar, é preciso buscar por uma boa conexão de internet, com planos que ofereçam alta velocidade e pacotes de dados mais robustos.

Afinal, grande parte das chamadas será feita desta forma. Também deve-se contar com provedores de linhas VoIP, que permitem que você faça ligações tanto para números VoIP quanto para os tradicionais. 

Mas, além disso, ainda é necessário ter equipamentos específicos, seja para adaptar os telefones analógicos, seja para estruturar o processo em IP. 

Veja quais são eles.

Equipamentos necessários para implementar VoIP

Adaptador de Telefone Analógico (ATA)

É um equipamento que serve para transformar um telefone convencional em um telefone IP. Conecta então o mesmo aparelho que usa linhas analógicas à internet, permitindo a realização de chamadas VoIP. 

O ATA pode conter até duas portas para a conexão de telefones convencionais e até duas portas Ethernet para a conexão de rede.

Telefones IP

Você pode dispensar o ATA e adquirir telefones IP. Estes aparelhos conectam-se diretamente à internet para uso do VoIP – alguns, inclusive, podem transmitir dados e imagens sendo um “microcomputador”. 

Gateway de Voz

O gateway de voz tem basicamente a mesma função do ATA, mas a diferença é que possui mais portas, entre 4 e 48, permitindo que mais equipamentos sejam conectados (telefones e central analógica, por exemplo). 

Vale lembrar que apesar de um PABX tradicional poder ser conectado, suas funcionalidades e configurações permanecem as mesmas.

PABX IP

Ao utilizar um PABX IP você dispensa o uso de gateways de voz para integrar os telefones da empresa, pois ele já está pronto para receber a telefonia VoIP. 

E, claro, conta com funcionalidades mais avançadas de central, como URA de atendimento, gravações de chamadas, acesso ao banco de dados, envio de correio de voz para o email, conferências pelo telefone etc.

Softphone

O softphone é um software/aplicativo específico que permite realizar chamadas VoIP diretamente do computador desktop, notebook ou tablet. 

Ele os “transforma em telefones” para fazer ligações e transmitir dados e imagem em chamadas pela internet. Também pode ser instalado em smartphones.

PABX virtual (ou em nuvem)

É a versão mais atualizada das centrais telefônicas para realização e organização do fluxo de chamadas VoIP. 

Este modelo vai além da telefonia VoIP e chega até a telefonia em nuvem, pois tem todo seu serviço estruturado na internet, ou seja, em servidores online.

Além das chamadas, todas as funcionalidades da central estão em nuvem, sendo realizadas por meio de softwares específicos. 

Assim, ao invés de a central ser física, como o PABX IP, é virtual, facilitando questões de instalação, integração, configuração, incorporação e uso dos recursos.

Central telefônica virtual X PABX IP: entenda as diferenças

Tanto o PABX IP quanto a central telefônica virtual estão na mesma categoria, isto é, nenhuma se sobrepõe à outra e ambas apresentam as mesmas soluções. 

A principal diferença entre os modelos é que o IP conta com um servidor local, ou seja, exige estrutura física dentro da empresa. Já o modelo virtual, ou em nuvem, armazena todos os dados em um servidor online.

Em termos de infraestrutura, a central telefônica virtual é mais vantajosa, já que tudo é feito na nuvem, por uma conexão. Basta contratar um bom fornecedor dessa solução e você passa a ter um software online para unificar todas as linhas da sua empresa. 

Desse modo, qualquer alteração ou expansão de ramais dispensará obras, paralisações, entre outros entraves à operação.

Em termos de segurança, uma das maiores vantagens do PABX IP é que ele está mais protegido quando se trata de acesso de dados. Por estar em uma estrutura fechada, não fica tão exposto quanto uma central em nuvem. 

Então, se por um lado a central virtual dispensa preocupação com estrutura física, por outro demanda mais atenção em relação à segurança dos dados.

Como migrar para telefonia VoIP sem dor de cabeça?

Primeiramente, é preciso buscar o serviço com um fornecedor de confiança e experiente no ramo. 

Verificar se os pacotes oferecidos condizem com as suas expectativas e estar assessorado por um time de especialistas no assunto é o que vai garantir uma mudança sem complexidade. 

Em seguida, explicamos alguns pontos que influenciam nesta migração para que você obtenha os melhores resultados possíveis.

Leia também este post e entenda como ter um processo inteligente na instalação da sua central telefônica VoIP!

Server local ou cloud: qual usar?

O servidor local nada mais é do que um equipamento físico que ficará em cada unidade da empresa. 

Contar com uma boa equipe de TI é fundamental para que a migração com esse tipo de servidor ocorra de forma tranquila. 

Além disso, ao instalar os equipamentos será necessário adotar medidas contra eventuais problemas de segurança de dados, quedas de energia elétrica ou outros imprevistos que possam desestabilizar o sistema.

Uma vantagem do server local em relação ao cloud é aquilo que falamos sobre a segurança dos dados, já que na nuvem as informações estão mais propensas a ataques. 

Outro benefício em relação ao cloud é que o servidor local não fica tão vulnerável a falhas na internet, pois não depende tanto dos provedores. 

Já nas soluções de telefonia em nuvem, é preciso ter certeza de que você dispõe de um bom provedor de internet.

Podemos dizer que a opção pelo servidor cloud é mais vantajosa em termos de custo-benefício.

Escolhendo um bom parceiro para o negócio, você contará com todo o suporte necessário para migrar para o VoIP sem complexidade. 

Mudanças na configuração do sistema, backups, atualizações e segurança dos dados farão fazem parte do pacote nesse tipo de serviço.

Evite problemas técnicos na escolha da central VoIP

Essa questão tem tudo a ver com o que falamos acima sobre escolher um fornecedor que entende do assunto. 

Ao contrário do que muita gente pensa, implantar uma central VoIP não exige um processo custoso ou burocrático, desde que você invista em uma solução integrada e sob demanda.

Assim, é garantido que as funcionalidades da central serão condizentes com a realidade do negócio e cumprirão as suas expectativas.

Por isso, quando for contratar o serviço, vá além da qualidade do software em si e procure ter certeza de que a empresa prestará todo o suporte necessário na instalação para evitar problemas técnicos

Também é importante ter com quem contar no caso das atualizações do sistema, pois sabemos que as tecnologias estão em constante evolução e podem demandar adaptações.

Quanto ao investimento, você pode ficar tranquilo porque o custo-benefício da operação compensa. Muito antes do que se imagina, já haverá retorno sobre esse investimento. 

Isso é refletido principalmente na qualidade do atendimento e na produtividade da sua equipe, o que favorece a satisfação do cliente e, consequentemente, aumenta o faturamento e a retenção.

Plataforma  inteligente e descentralizada: a evolução da telefonia

Agora que você chegou até aqui, percebeu que são muitas possibilidades de equipamentos e formas de estruturar a telefonia VoIP da sua empresa. 

No entanto, é preciso avaliar suas demandas para encontrar uma solução sob medida e que realmente trará resultados. 

Uma plataforma inteligente e descentralizada representa a evolução que você procura. Em seguida, falaremos melhor sobre isso.

Como funciona uma solução de telefonia inteligente?

Esse tipo de solução funciona em três principais frentes: atendimento ao cliente, gestão da informação e gestão dos operadores. 

Uma solução de telefonia como o SNEP 7 da Opens estrutura, padroniza e otimiza o fluxo das chamadas para que o atendimento aos clientes fique muito mais ágil e prático, garantindo vantagens como maior fluidez nas operações e o menor tempo de espera na linha.

Do ponto de vista da informação, o módulo Q-Manager do software coleta uma série de indicadores quantitativos e qualitativos do seu processo de telefonia, permitindo redirecionar as estratégias para atender cada vez melhor. 

O Q-Manager consegue levantar, por exemplo, o horário de pico das chamadas telefônicas na empresa, além de acompanhar as operações em tempo real.

Isso facilita também a gestão dos operadores, pois os dados coletados podem ser utilizados para fundamentar os feedbacks repassados ao grupo. 

Além disso, funcionalidades como a gravação das chamadas são muito úteis tanto para identificar os eventuais gargalos quanto para replicar os padrões de sucesso nos atendimentos.

Esse monitoramento pode ser feito à distância, o que otimiza ainda mais o processo.

Aplique o conceito on demand no seu negócio com a Opens

A solução de telefonia inteligente da Opens atende as necessidades de cada negócio, oferecendo todo o suporte que você precisa para migrar do analógico para o digital sem dor de cabeça. 

A plataforma integrada reúne as vantagens do sistema físico e do online em um pacote feito sob medida para a sua empresa. Além de personalizado, o serviço de instalação é rápido e o custo-benefício é garantido.

Cada negócio tem seu próprio jeito de se relacionar com os clientes, por isso é tão importante contar com uma solução sob demanda para obter o retorno que você deseja. 

A Opens fornece todos os requisitos para uma comunicação corporativa eficaz, eliminando a complexidade técnica e os altos custos envolvidos na migração para tecnologia IP. Aproveite a parceria e aplique o conceito on demand na sua empresa!

Conclusão

Ao longo do conteúdo, vimos que a melhor forma de migrar para a telefonia VoIP sem complexidade é estando bem assessorado por um fornecedor experiente no ramo. 

Hoje em dia, digitalizar os processos é uma questão urgente em empresas de todos os portes e segmentos. 

A tecnologia é o que permite atender seu cliente com a agilidade que ele merece, além de evitar que alguma ligação passe despercebida ou não seja devidamente encaminhada.

Portanto, se atender bem o cliente é uma prioridade no seu negócio, conheça o SNEP 7 e comece hoje mesmo a transformar a telefonia da sua empresa!

Baixe também este guia completo sobre as vantagens de migrar para o VoIP e como fazer isso com segurança!